comunicarile studentilor (Dumitru Mocanu) EDI

Comentati comunicarile colegilor vostri in rubrica de coments de la sfarsitul postarii.
Sisteme EDI (Electronic Data Interchange) “, se referă la relaţiile dintre două sau mai multe firme. Acest sistem poate fi aplicat relaţiilor simple dintre un singur cumpărător ţi un singur vînzător, cît şi sistemelor complexe de distribuţie care leagă sute de furnizori şi producători. Sistemele Electronic Data Interchange (EDI) ajută afacerile să-şi conducă lanţurile de aprovizionare. Lanţul de aprovizionare al unei firme se referă la relaţia dintre producătorii echipamentelor originale, producătorii secundari, distribuitori, firmele de expediere, vanzatorii cu amanuntul si consumatori. Sistemele tradiţionale EDI sunt o combinaţie de calculatoare si echipament de comunicare care da afacerilor posibilitatea de a conduce electronic tranzacţii sigure şi de încredere. Sistemele EDI tradiţionale, în contrast cu sistemele EDI care au la bază Internetul, folosesc reţeaua VAN. VAN este o reţea închisă care include toţi membrii unui proces de producţie. Fiecare furnizor, producător şi distribuitor sunt legaţi la sistemul EDI prin reţeaua VAN. EDI urmăresc şi clasează contabilitatea zilnică şi inventarul unei afaceri. Schimbul electronic de date (EDI –Electronic Data Interchange) presupune utilizarea de formate standard pentru transmiterea de date cu caracter economic între companii. Aceasta implică încheierea în prealabil a unui acord individual între partenerii implicaţi în comunicaţie, conţinînd formatul de date utilizat şi probleme legate de securitatea comunicaţiei.

Scopul principal al EDI este comunicarea electronică directă care să permită o prelucrare directă a unui volum de date structurat, ce nu conţine elemente redundante, precum în cazul mediilor tradiţionale (hîrtie). Prin EDI se pot transfera două tipuri diferite de date. În prima categorie se regăsesc date alfanumerice structurate, rezultat al activităţii cotidiene, în mod normal sunt module de text. Acestea sunt invariabile pe o perioadă de timp îndelungata (facturi, comenzi etc.). Apoi se pot transfera formulare structurate, avînd o compoziţie constantă, precum formularele de facturi sau comenzi. Un mesaj EDI conţine un şir de elemente de date, fiecare dintre ele reprezentînd o singurî entitate, cum ar fi preţul, numărul de serie al unui produs etc. Acestea sunt separate de către delimitatori. Întregul şir este numit segment de date. Unul sau mai multe segmente de date încadrate de un delimitator special de început (header) şi unul de sfîrşit (trailer) formează un ansamblu - tranzacţie care este unitatea de transmisie EDI (echivalentul unui mesaj). Un ansamblu - tranzacţie conţine practic elementele uzuale dintr-un document de afaceri.

Mesajele EDI pot utiliza criptarea/decriptarea pentru asigurarea securităţii. Există o multitudine de formate pentru schimbul electronic al datelor, dar ele sunt fie naţionale, fie sunt pentru un domeniu specific de activitate. Singurul format care este independent este EDIFACT ("Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport").

Alte standarde ce deriva din acesta sunt ODETTE pentru industria de automobile, SWIFT pentru domeniul bancar, dar acceptarea şi forţa de penetrare a acestora este limitată la marile întreprinderi. Schimbul electronic de date nu este limitat numai la companii, ci pot fi implicate şi instituţii publice. De exemplu, pentru declararea TVA există în standardul EDIFACT un mesaj numit VATDEC (VAT Declaration Message) care permite transferul de date de la un declarant la autoritate naţională ce colecteaza TVA. Înainte de a utiliza EDI este necesar ca întreprinderile implicate să stabilească standardele pentru mediul de transfer şi formatul datelor. Dacă nu există standarde comune pentru toţi partenerii implicaţi în cooperare, acestea trebuie negociate individual între parteneri. Pregătirea pentru participarea la schimbul electronic de date necesită, deci, nişte costuri care trebuie amortizate în timp. De aceea schimbul electronic de date este eficient pentru relaţii de afaceri pe termen lung. EDI este potrivit pentru tranzacţiile frecvente şi regulate. Aceste tipuri de tranzacţii nu sunt însa tipice pentru organizaţia virtuală (dinamică), deoarece relaţiile de afaceri sunt pe termen scurt, cu un număr limitat de tranzacţii, avînd o specificitate ridicată. EDI poate juca însă un rol semnificativ in realizarea pieţelor electronice. La o bursă ectronică cererile şi ofertele de cooperare sunt înregistrate automat. Utilizînd un standard EDI comun membrii unei organizaţii virtuale nou înfiinţate pot face schimbul de informaţii de o manieră simplă. Utilizarea EDI nu este o condiţie necesară pentru organizaţia virtuală. În multe întreprinderi există o opoziţie foarte puternică la renunţarea la mediile tradiţionale de transmitere a datelor de natură economică.

Cu toate ca sistemele EDI îmbunătaţesc eficienţa şi promovează practici mai bune în contabilitate, acestea pot fi costisitoare. Mulţi furnizori şi distribuitori sunt mici magazine şi firme de expediere, care nu au tehnologia pentru a se lega la un sistem tradiţional EDI . Furnizorii şi distribuitorii trebuie deasemenea să ţină cont şi de ceilalţi clienţi. Dacă un furnizor îşi standardizează sistemul de informaţii pentru un singur producător, poate deveni mai dificil să facă afaceri cu alţii - producatori "incompatibili". În acest caz, producătorul poate, fie să creeze cheltuielile de integrare ale furnizorului în sistem, fie să excludă furnizorul din sistem şi să conducă relaţia manual. Oricum, avantajele sistemului EDI sunt compromise, şi cheltuielile cresc. Internetul îmbunătăţeşte standardele EDI făcîndu-l mai accesibil unui grup mai mare de producători, distribuitori şi vînzători cu amanuntul. Utilizînd EDI se reduc, într-adevar, costurile de execuţie ale unei tranzacţii, dar cresc, pe de altă parte, costurile negocierii acesteia.